Hoe taakgericht werken ons minder productief maakt

F.W. Taylor had er goed over nagedacht. Als je nu eens het denken van het doen gaat scheiden, dan wordt de wereld een stuk productiever. Taakspecialisatie tot op het niveau dat managers er met de stopwatch bij kunnen staan en doelstellingen steeds verder kunnen opdrijven.

205826728

Niet meer van deze tijd zult u zeggen, maar schijn bedriegt. Juist in deze tijd met zogenaamde ‘kenniswerkers’, zie ik een enorme opkomst van Tayloristisch denken. De gemiddelde kenniswerker zal dagelijks te maken hebben met een groot aantal taaksystemen.

Email

Het belangrijkste taaksysteem van kenniswerkers is natuurlijk email. Dagelijks vult de inbox zich met onnoemelijke hoeveelheden email. En zeg eens eerlijk, wie heeft zijn inbox wel eens helemaal leeg gezien? Er is aangetoond dat de strijd tegen de groeiende inbox leidt tot stress. Dit leidt dan weer tot diverse groepen van adviseurs die je kunnen helpen om je inbox onder controle te houden.

eba19f95d9d71fa8a6c6e8247fe16118

Veelal zien adviezen met betrekking tot de beheersing van de inbox als volgt eruit:

  1. Handel snel af wat je kan afhandelen. Deze bestaat dan weer uit twee mogelijkheden:
    a. Zelf afhandelen van de email
    b. Doorsturen naar iemand die het wel kan afhandelen.
  2. Verplaats je afgehandelde email zo snel als mogelijk naar het archief
  3. Verplaats mail die je niet snel genoeg zelf kan afhandelen naar een daarvoor bestemde locatie

Even een beetje sarcastisch. De emails die snel zelf worden afgehandeld zijn te herkennen aan de veelal korte teksten. Geen woord wordt vuil gemaakt aan de wijze waarop de boodschap wordt overgebracht. Veelal is het een zakelijke op inhoud gerichte verklaring waarom de mail is afgehandeld. Vaak lokken deze ook weer een reactie uit en als dit maar snel genoeg gebeurt, leidt dit weer tot een snelle tegenreactie, die weer leidt tot…..

Het tweede geval van snelle afhandeling noem ik maar even gemakshalve de ‘buk-en-wijs’ mailtjes. “Pak jij dit even op?” en “dit lijkt me iets voor jullie” zijn typische uitingen. Ook hier wordt weinig aandacht besteed aan de wijze waarop de boodschap wordt overgebracht. Deze tweede situatie leidt tot een groot aantal email die langdurig op reis kunnen zijn. Want in de regel betreft het hier nogal eens complexe gevallen die niemand snel kan afhandelen. Het ‘op reis’ zijn en blijven van dergelijke emails valt binnen de LEAN filosofie onder de categorie van Waste die we Transport noemen. Het is overigens ook gewoon een voorraad werk.

TIMWOODS_Slide1

Het snel zelf afhandelen van de mail werkt erg prettig. In sommige gevallen heeft de kenniswerker hier ook KPI’s voor. Als dat het geval is, lijkt dat toch weer erg op de taakgerichte productiewerker uit het tijdperk van Taylor, nietwaar?

Het parkeren van moeilijke gevallen kent iedereen en iedereen gebruikt daar verschillende methodes voor. De een markeert zijn ‘voorraad’ met een kleurtje in zijn inbox (nog meer stressverhogend), de ander parkeert het daadwerkelijk in een ander mapje. In ieder geval zal er ergens een moment gevonden moeten worden waarop deze voorraad wordt weggewerkt. En bij het steeds maar toenemen van de omvang van de inbox zal dit geen gemakkelijke opdracht zijn.

fokkeensukkeinbox

Workflow systemen

Naast de email maken veel bedrijven gebruik van workflow systemen om hun kenniswerkers aan het werk te houden. De voorbeelden die ik vanuit mijn praktijk binnen de ICT tegenkom zijn: SAP, Service Management Tools en diverse collaboration tools (SharePoint en TFS). Al deze tools presenteren een groot scala aan activiteiten aan de kenniswerker. Voor ieder van deze systemen geldt overigens dezelfde manieren als bij email om het overzicht te houden. En ja, ook de negatieve consequenties daarvan zijn aanwezig.

In het geval van workflow systemen is het gebruik van KPI’s nog veel nadrukkelijker aanwezig En met de hedendaagse rapportagekracht van dergelijke systemen wordt het niet goed functioneren snel zichtbaar. Bij Taylor wordt dit overigens ‘lijntrekken’ genoemd. De manager met de stopwatch is vervangen door een geautomatiseerde stopwatch binnen de productielijn zelf.

Kenniswerkers

We hebben het vaak over kenniswerkers. Wat bedoelen we daar dan mee? Volgens Weggeman (de bedenker van de typologie):
Een kenniswerker is iemand die voor het goed uitvoeren van zijn primaire taak permanent relatief veel moet leren.

thinker_copy2

Een kenniswerker moet derhalve veel kennis kunnen verwerken. Het opdoen van kennis noemen we in de volksmond ‘leren’. We kennen allemaal nog de discussie met onze ouders van vroeger. “Je kan niet leren met je muziek aan.”. Tegenwoordig zou dat dan zijn: “je kan niet leren en whatsappen, skypen, tweeten, snapchatten…”. Leren is een proces waar zijn en concentratie voor nodig zijn.

Kenniswerkers schieten er dus niets mee op wanneer ze voortdurend worden gestoord door nieuwe taken of taken die maar steeds terugkeren. Om die reden willen kenniswerkers zich ook wel eens onttrekken aan de dwang van de email en van hun workflow systemen. Ze hebben de behoefte en de innerlijke noodzaak iets te creëren, iets af te maken.

k21503421

Veel kenniswerkers zullen vragen of ze thuis kunnen werken. Iets wat de vrienden van Scientific Management van Taylor zullen verfoeien. Dergelijke managers zullen hun medewerkers kort houden, gedetailleerder taken geven en dus eigenlijk hun productiviteit inperken. “Hoe kan ik zeker weten dat mijn medewerker zijn werk doet?”, is zo’n veelgehoord bezwaar.

Het blijft een lastige trade-off. Hoeveel ruimte geef je een kenniswerker en weet je je verzekerd van een productieve medewerker. Aan de andere kant is het steeds duidelijker: een kenniswerker en een Tayloristische benadering gaan niet samen.

df5a33941815192b6d596d5d95062327

Bijgevoegd een TED film waarin Jason Fried nog twee bronnen van verstoringen voor kenniswerkers benoemd. Hij noemt ze de M&M’s:

  1. Managers
  2. Meetings

U moet het zelf maar even bekijken: http://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work

 

 

Advertenties

Over rmakker

Bedrijfskundige ICT-er, getrouwd, twee kinderen, ICT Manager met diverse professionele interesses zoals: Big Data, Security, Integraties, Management, Mensen
Dit bericht werd geplaatst in Uncategorized. Bookmark de permalink .

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s