Mij Mail je niet meer gek

Nog niet zo heel lang geleden hanteerde ik een werkwijze waarbij ik binnenkomende email zo snel als mogelijk afgehandeld wou zien. Afgehandelde email verhuisde ik vervolgens naar een daarvoor bestemde archieffolder en mijn inbox bleef keurig leeg. Doelstelling was om binnen mijn inbox geen scrollbalk te hoeven zien.

email overload

Dat leverende een aantal problemen op. Allereerst zijn er die mails die zich helemaal niet snel laten afhandelen en waar een actie bij hoort. Om het overzicht te bewaren markeerde ik die email als rood en ging vervolgens over met mijn werk. Uiteindelijk zorgde deze werkwijze voor een grote hoeveelheid email in het rood.

Zoals zo vaak verschoven ook bij mij de doelstellingen. Scrollbalk kon ik niet meer voorkomen, maar moeten scrollen binnen de ‘rode’ emails was het volgende dat ik probeerde te voorkomen. De slimme lezer begrijpt het al, ook dit bleek niet vol te houden.

mens erger je niet

Deze zomer heb ik het boek ‘Present Shock’ gelezen van Douglas Rushkoff en ik heb me voor mijn kop geslagen. We maken onszelf stapel gek met dat email. We proberen van een a-synchroon communicatiemiddel een synchroon communicatiemiddel te maken. U kent ze wel die collega’s die met een mailtje ‘oplopen’. Ze komen bij je binnen en beginnen een verhaal met: “ik heb je net een mailtje gestuurd, kun je daar even naar kijken?”. Hoeveel mensen hebt u hierin herkend? Hoe vaak deed u hetzelf? Sorry, ik heb me er ook schuldig aan gemaakt.

mail etiquette

Daarnaast ‘geilen’ (excusez-le-mot) van het krijgen van email. Prachtige quote van Rushkoff daarover:

“Your email inbox is a bit like a Las Vegas roulette machine. You know, you just check it and check it, and every once in a while there’s some juicy little tidbit of reward, like the three quarters that pop down on a one-armed bandit. And that keeps you coming back for more.”

Email maakt ons belangrijk, terwijl we in de praktijk er niet goed mee kunnen omgaan. We sturen te veel mail, kopiëren altijd teveel mensen in de lijst van geadresseerden, we verwachten instant actie, we gaan voorbij aan de gevoelens die we opwekken aan de kant van de ontvanger. We creëren hele dialoogbomen in onze mailbox van veelal trivale zaken die makkelijker en beter opgelost hadden kunnen worden bij een kop koffie. Wat me vaak opvalt zijn de emaildialogen die uiteindelijk niet anders meer kunnen dan uitmonden in een escalatie of een conflict.

email thread

Email is maar een bagger-product en de bedenker ervan verdient zeker geen Nobelprijs voor de vrede, laat staan voor de literatuur gezien de vele vreemde zinsconstructies, taal-, spelling- en grammaticale fouten.

 Vele pogingen zijn gedaan om iets van een mailetiquette in te voeren. Simpele basisregels, maar niemand die zich er aan weet te houden.

Ik heb mezelf altijd voorgehouden dat ik geen slaaf werd van mijn inbox. Helaas moet ik concluderen dat ik dat al jaren ben en vooral dat ik daardoor niet gelukkiger ben geworden. Pogingen om meer direct met mensen te communiceren worden vaak lachend afgedaan met “zit je weer met iemand koffie te drinken?’ Ja, lach er maar om, maar niet alleen ben ik een stuk gelukkiger maar ook een heel stuk productiever (vind vooral ikzelf).

Na de vakantie (en dus na het lezen van ‘Present Shock’) heb ik besloten het roer om te gooien. Ik hanteer de hele simpele regel “Morgen is het vroeg genoeg voor het beantwoorden van de mail van vandaag”. Dit betekent een aantal zaken.

Allereerst negeer ik alle mail die vandaag binnenkomt. Ook het pushmail op mijn smartphone heb ik uitgezet. Helaas zit de agendafunctie ook in mijn emailsysteem, want anders zou ik Outlook gewoon afsluiten. Vervolgens spendeer ik iedere dag ’s morgen een half uurtje tot een uur voor het afhandelen van de mail van de vorige dag.

oops

Dit heeft tot een aantal verrassende constateringen geleid.

Allereerst krijg ik opeens een heleboel minder email. Ik denk vooral dat dit komt doordat ik minder snel verleid wordt tot een soort van synchrone dialoog per email. Iedere reactie leidt ook weer tot een actie van de andere kant. Door de snelheid uit de dialoog te halen wordt deze (vermoed ik) een stuk constructiever. Daarnaast denk ik door de ‘rustpauze’ van een nacht, dat de antwoorden een heel stuk in kwaliteit toenemen en ontdaan worden van mogelijke emoties die op dat moment leven.

Het negeren van email gedurende de dag zorgt ervoor dat ik een heleboel meer werk kan verzetten. De afleiding van de binnenkomende mailtjes en de impliciete behoefte om die af te handelen (en dus je huidige werkzaamheden te onderbreken) zijn sterk afgenomen. Hiermee neemt mijn concentratie toe en kan ik beter werk in minder tijd afwerken.

Door minder te mailen, wordt communiceren ook weer leuker. Gewoon mensen in de ogen kijken als je met ze praat en kunnen anticiperen op emotie en behoefte maakt communiceren niet alleen leuker, maar ook effectiever.

fokke en sukke

Advertenties

Over rmakker

Bedrijfskundige ICT-er, getrouwd, twee kinderen, ICT Manager met diverse professionele interesses zoals: Big Data, Security, Integraties, Management, Mensen
Dit bericht werd geplaatst in Uncategorized en getagged met , . Maak dit favoriet permalink.

Een reactie op Mij Mail je niet meer gek

  1. Simon Wisselink zegt:

    100% mee eens. Email is een vervanger van post, en een reactietijd van dagen zou dus verwacht mogen worden door iedereen, uitgezonderd bijzondere mailboxen zoals support@iwink.nl e.d., natuurlijk. Voor chatten zijn andere applicaties, zoals koffie drinken aan een tafel 😉

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s